Archivage de facture numérique : quelques règles simples

Que ce soit pour l’achat d’un livre sur internet ou un relevé de compte concernant ses prélèvements automatiques, la facture numérique est devenue un mode d’administration courant, palliant au format papier traditionnel. On reçoit le document à la fin d’une transaction (généralement, on demande si l’on souhaite l’imprimer) ou directement dans son espace client (quand on a créé préalablement son compte client sur le site du prestataire). Que ce soit sur son ordinateur ou sur ses espaces clients, l’archivage des factures est très important. Il ne faut pas non plus oublier de vérifier ses factures en détail.1. Archivage sur son ordinateur
Il n’est pas rare de devoir télécharger une facture à la fin d’une transaction. Cela arrive aussi quand on paie ses impôts en ligne. Il est fortement recommandé d’enregistrer une copie de la transaction sur son ordinateur. Mais voilà : bien souvent on enregistre, on enregistre et après, on se retrouve avec des documents très importants un peu partout sur son ordinateur… Sur le bureau, dans son dossier (bien souvent engorgé) « téléchargements », dans son dossier « documents » et d’autres endroits dont on ne soupçonnait pas l’existence ! Alors, la première chose à faire est de créer un dossier « FACTURES » dans son dossier « Documents ». Un peu d’organisation peut faire gagner de précieuses minutes et éviter un stress inutile quand on est à la recherche d’une facture numérique dans l’urgence…1. Archivage dans un coffre-fort électronique
Un moyen peut-être plus sécurisé que son ordinateur pour stocker ses factures électroniques est sans doute le coffre-fort numérique. Véritable révolution dans la sphère de l’archivage des papiers importants, le coffre-fort numérique permet d’y déposer tous les fichiers sensibles (factures numériques, bulletins de salaire etc.). Même les factures réceptionnées normalement dans ses espaces client (sur les sites web de ses prestataires) peuvent être envoyées directement sur le coffre-fort numérique. Comme ça, la facture numérique de sa petite robe d’été achetée sur le web ainsi que la facture d’électricité se retrouvent archivées dans son espace client, en toute sécurité.

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